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Circolare n. 09/2023: Le novità per i registri contabili tenuti con sistemi elettronici

Negli scorsi mesi sono state modificate le regole di tenuta e di conservazione dei registri contabili gestiti mediante sistemi elettronici[1], riconoscendo la regolarità degli stessi anche se non stampati o conservati elettronicamente nei termini di legge a condizione che gli stessi:

  • Risultino aggiornati sui sistemi elettronici;
  • Vengano stampati ove richiesto in sede di controllo dai verificatori ed in loro presenza.

.

Nel seguito verranno quindi illustrate le nuove regole relative alle modalità di conservazione dei registri contabili.

La conservazione analogica (ovvero cartacea) dei registri tenuti con sistemi elettronici

Per i registri tenuti con sistemi meccanografici o elettronici, il presupposto per la conservazione analogica è la stampa del registro, che deve avvenire entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi[2].

La conservazione elettronica dei registri contabili

In alternativa alla conservazione analogica, c’è la possibilità di optare per la conservazione elettronica dei registri contabili e/o della documentazione rilevante ai fini tributari.

In questo caso, la scelta deve essere comunicata nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di riferimento.

Per poter procedere in tal senso è però opportuno che vengano garantiti l’immodificabilità e l’autenticità dei dati attraverso la procedura di archiviazione sostitutiva.

Le novità del DL 73/2022

Come anticipato in apertura, la recente normativa prevede che la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono considerate regolari, in mancanza di trascrizione su supporti cartacei o di conservazione sostitutiva nei termini di legge, se in sede di ispezione, accesso o verifica, questi registri:

  • Risultano aggiornati sui supporti elettronici utilizzati abitualmente;
  • Sono stampati su richiesta dei verificatori e in loro presenza.

In altre parole, è ora prevista la possibilità di non procedere né con la conservazione analogica né con quella elettronica a condizione che i registri risultino aggiornati sul programma solitamente utilizzato per la creazione del registro stesso e se vengono stampati contestualmente alla richiesta da parte dell’organo di controllo.

Nonostante ciò, l’orientamento prevalente della dottrina (che anche come Studio ci sentiamo di condividere a pieno), è quello di archiviare comunque tutta la documentazione fiscale utilizzando sistemi di conservazione sostitutiva che garantiscano l’autenticità, l’immodificabilità e l’integrità dei dati per tutto il tempo previsto dalla normativa vigente (10 anni).

I registri contabili interessati

Nonostante non ci siano chiarimenti espliciti sul tema, la normativa in esame dovrebbe assumere carattere generale ed operare nei confronti di qualsiasi registro contabile tenuto “con sistemi elettronici su qualsiasi supporto”.

Ne sarebbero quindi interessati i registri prescritti in caso di tenuta della contabilità ordinaria e semplificata tra cui:

  • Libro giornale;
  • Registri Iva;
  • Libro cespiti.

La decorrenza delle nuove regole

Le semplificazioni previste dal citato DL 73/2022 sono in vigore a decorrere dal 20.08.2022.

La norma non ha efficacia retroattiva con la conseguenza che le nuove disposizioni si rendono applicabili con riferimento ai registri il cui termine di conservazione è scaduto lo scorso 28 febbraio 2023.

Alcune importanti precisazioni

La tenuta dei registri contabili è considerata regolare a condizione che, in sede di controllo, gli stessi risultino aggiornati “sugli appositi supporti magnetici”[3] o sui “sistemi elettronici”[4].

Si ricorda che:

  • Le annotazioni sui registri cronologici (es. libro giornale) e sui registri di magazzino devono essere effettuate non oltre 60 giorni dalla data di effettuazione delle operazioni[5];
  • L’inventario deve essere redatto all’inizio dell’esercizio dell’impresa e, successivamente, ogni anno entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi;
  • Il registro dei beni ammortizzabili deve essere aggiornato entro il termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno di riferimento[6];
  • Le fatture emesse devono essere annotate nel relativo registro Iva entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni[7];
  • Le fatture di acquisto devono essere riportate nel registro Iva di riferimento anteriormente alla liquidazione periodica nella quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta e comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione Iva relativa all’anno di ricezione del documento.

L’imposta di bollo

Se i libri e i registri sono tenuti in modalità informatica, l’imposta di bollo è pari a 16,00 Euro ogni 2.500 registrazioni[8].

Nonostante non ci siano posizioni chiare da parte dell’Agenzia, la dottrina maggioritaria sostiene che l’imposta sia dovuta come sopra indicato in tutti i casi in cui i registri siano tenuti con sistemi elettronici, indipendentemente dalle modalità di conservazione.

L’imposta va pagata mediante modello F24 on line utilizzando il codice tributo 2501, in unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Conclusioni

Come già anticipato, il nostro suggerimento è quello di utilizzare un sistema di conservazione digitale per tutti i documenti di rilevanza fiscale, servizio che anche noi come Studio siamo in grado di offrire.

In caso di interesse o per ulteriori delucidazioni potete contattarci facendo riferimento ai nostri collaboratori di Studio Marco Galimberti, Valeria Muschio e Stefano Pezzotta.

                                                                                   * * *

[1] Cfr art. 1 c. 2-bis DL 21.6.2022 N. 73, convertito con modificazioni dalla L. 4.8.2022 n. 122

[2] Cfr. art. 7 c. 4-ter DL 357/94

[3] Cfr art. 7 c. 4-ter DL 357/94

[4] Cfr art. 7 c. 4-quater DL 357/94

[5] Cfr art. 22 c. 1 ultimo periodo DPR 600/73

[6] Cfr art. 16 c. 1 DPR 600/73

[7] Cfr art. 23 DPR 633/72

[8] Cfr. art. 6 c. 3 DM 17.6.2014

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