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Circolare n. 23/2023:   D. LGS 24/2023: Normativa “Whistleblowing”  

Dal 17 dicembre 2023 le aziende con più di 49 dipendenti dovranno dotarsi di un adeguato sistema di
segnalazione degli illeciti, il cosiddetto whistleblowing: il termine inglese usato, letteralmente traducibile come “soffiare il fischietto” rende molto chiara la volontà del Legislatore.

Questo sistema nasce con l’intento di prevenire e accertare le violazioni che possono avvenire all’interno
dell’organizzazione, con “denuncia” da parte dei dipendenti, fornitori, professionisti, soci e amministratori; nel rispetto della privacy del segnalante per metterlo al riparo da eventuali ritorsioni di qualsiasi sorta.

  • Quali illeciti possono essere segnalati?

Di seguito riportiamo un elenco non esaustivo degli illeciti segnalabili: frode, corruzione, violazione delle norme in merito alla sicurezza sul lavoro, molestie o discriminazioni, uso improprio dei fondi aziendali, violazione delle norme ambientali, conflitti di interesse o violazione della privacy e della protezione dei dati.
In merito alla corruzione, il segnalatore ha la facoltà di fare una segnalazione esterna all’ANAC, ovvero l’autorità nazionale anticorruzione, in presenza di condizioni specifiche, nel caso in cui non sia ad esempio presente un canale interno come quello descritto, se teme che la segnalazione possa essere inefficace oppure ancora se ritiene che possa subire ritorsioni.

  • Come deve comportarsi una società che ricade in questo obbligo?

Nella sostanza, questo nuovo obbligo previsto dall’ Dlgs. 24/2023 richiede:

  1. l’individuazione del soggetto che gestisce la segnalazione, che può essere una persona, un
    Ufficio oppure un soggetto esterno all’impresa;
  2. l’istituzione del canale di segnalazione, che deve prevedere: la forma scritta, anche informatica; la
    forma orale;
  3. l’implementazione degli adempimenti privacy che consistono in: annotazione registro
    trattamenti; informative; valutazione d’impatto; lettere di incarico; nomina a responsabile del
    trattamento; policy aziendale.

L’articolo 5 del citato Decreto prevede che la gestione del canale dovrà essere affidata alternativamente ad una persona o ad un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato – qualora si decidesse di internalizzare la funzione; oppure questa gestione può essere affidata ad un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato: diverse aziende infatti offrono questo servizio nel pieno rispetto dei requisiti normativi e rispettando elevati standard di qualità.

Stando alla prima ipotesi, quella dell’internalizzazione, facciamo presente che sarà onere del gestore del canale di whistleblowing avvisare il segnalante dell’avvenuto ricevimento della segnalazione, entro il termine di sette giorni dalla data di ricezione, con la facoltà di richiedere integrazioni al segnalante qualora la segnalazione sia incompleta. Sarà altrettanto compito del gestore del canale di segnalazione dare seguito alle segnalazioni ricevute nonché fornirvi riscontro entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine dei sette giorni dalla presentazione della segnalazione. Il servizio, dovrà essere adeguatamente pubblicizzato all’interno della società e la documentazione relativa alle eventuali segnalazioni non dovrà essere conservata per un periodo di tempo superiore a cinque anni (decorrenti dalla comunicazione della conclusione della procedura).

  • Cosa succede in caso di mancato adeguamento?

I rischi che incorre l’azienda in caso di mancato adeguamento alla presente normativa possono comportare sanzioni amministrative fino a 50.000 Euro per le persone giuridiche; e fino a 6.000 Euro per le spersone fisiche.
In caso di violazioni estremamente gravi sono previste anche sanzioni penali come l’arresto fino a 3 anni o
ammenda fino a 50.000 Euro.

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