Circolare n. 13/2015: Obbligo e termini di registrazione delle fatture emesse e di quelle ricevute

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Gli articoli da 23 a 26 del DPR 633/72 sanciscono, per i soggetti passivi ai fini IVA, l’obbligo di registrazione di tutti i documenti rilevanti per la liquidazione dell’imposta.

Nel prosieguo riteniamo quindi utile illustrare quali siano gli adempimenti da osservare per la corretta tenuta dei registri Iva.


Premessa

L’obbligo di registrazione dei documenti sorge ogni qual volta gli stessi siano inviati (per le fatture di vendita) o ricevuti (per le fatture di acquisto).

Qualora il documento dovesse risultare sbagliato (ad esempio perché è stata applicata un’aliquota Iva sbagliata o sono state addebitate delle quantità di merce non corrette) sarà comunque necessario procedere con la registrazione del documento iniziale e la successiva registrazione di una nota di variazione (nota di credito o di debito) in base al disposto dell’art. 26 DPR 633/72.


Registrazione delle fatture emesse – art. 23 DPR 633/72

Tutti i documenti emessi devono essere registrati in un apposito registro ma i termini sono diversi a seconda che si tratti di fatture immediate o differite.

Nel primo caso (fattura immediata), infatti, l’annotazione andrà effettuata, con riferimento alla data di emissione, entro 15 giorni dalla data di consegna/spedizione della merce alla controparte, mentre nel secondo caso (fattura differita) si avrà tempo fino al termine di emissione stabilito dall’art. 21 c. 4 lettere a), c), d), ma le operazioni dovranno essere ricomprese nella liquidazione del periodo in cui sono state effettuate.

In particolare, l’art. 21 prevede i seguenti termini:

1. Per le cessioni di beni la cui cessione è documentata da Ddt : 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione;

2. Per le prestazioni di servizi effettuate nello stesso mese solare nei confronti dello stesso soggetto: 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione;

3. Operazioni escluse ex art. 7-ter:  15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Se la contabilità è tenuta in maniera meccanografica, il termine ultimo di registrazione è ampliato a 60 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.


 Tipologia di fattura Modalità di tenuta della contabilità Termine di registrazionePeriodo (liquidazione periodica) di riferimento
 ImmediataManuale 15 gg data spedizione merce In base alla data di emissione della fattura 
 Meccanografica 60 gg data operazioneIn base alla data dell'operazione 
 Differita Manuale 15 del mese successivo a quello dell'operazioneIn base alla data dell'operazione
 Meccanografica 60 gg data operazione In base alla data dell'operazione


Si ricorda che nell’obbligo di registrazione rientrano, oltre alle operazioni imponibili, anche quelle non imponibili (ex artt. 8, 8 bis, 9, 38 quater DPR 633/72), non soggette (ex artt. da 7 a 7-septies DPR 633/72) ed esenti (ex art. 10 DPR 633/72).

Registrazione dei corrispettivi – art. 24 DPR 633/72

In alternativa al registro delle fatture emesse, i commercianti al minuto e gli altri soggetti assimilati a questi ( che emettono scontrini o ricevute fiscali, possono compilare il registro dei corrispettivi.

In questo caso, l’annotazione può essere fatta secondo una doppia modalità:

  • Giornalmente: entro il giorno non festivo successivo a quello di effettuazione dell’operazione; 
  • Mensilmente: entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni. 
Nel caso in cui venissero emesse fatture su richiesta del cliente o autofatture ex art. 17 DPR 633/72, queste devono essere ricomprese nel totale complessivo giornaliero o mensile ma è necessaria un’annotazione separata per indicare gli estremi dei documenti considerati.

Registrazione delle fatture di acquisto – art. 25 DPR 633/72

Come principio generale, le fatture di acquisto ricevute devono essere registrate prima della liquidazione periodica o della dichiarazione annuale in cui viene esercitato il diritto alla detrazione.
Dal momento che tale diritto è esercitabile entro il secondo anno successivo al momento di effettuazione dell’operazione, le fatture di acquisto devono essere registrate al più tardi entro il termine di presentazione della dichiarazione relativa al secondo anno successivo alla data di emissione del documento.

Si ricorda che l’obbligo di annotazione sui registri sussiste anche per le bolle doganali, mentre le fatture relative agli acquisti di beni da fornitori Extra-UE vanno registrati esclusivamente in prima nota.

Contenuto delle registrazioni

Nello schema seguente si fornisce l’elenco delle informazioni che è necessario riportare sui registri delle fatture emesse e di quelle ricevute, per ogni singola registrazione.

 Fatture di vendita Fatture di acquisto ** 
  • Numero progressivo;
  • Data di emissione;
  • Ammontare di imponibile ed imposta distinti in base all'aliquota applicata;
  • Generalità del cliente *.
  • Data di emissione;
  • Numero progressivo - protocollo (non è invece richiesto il numero del documento attribuito dal fornitore):
  • Ammontare di imponibile ed imposta distinti in base all'aliquota applicata;
  • Generalità del fornitore *. 

* Se il registro è meccanografico, ad ogni cliente/fornitore può essere attribuito un codice, purché da questo sia possibile risalire alle generalità.
** I dati vanno riportati così come risultano sulla fattura del fornitore. Eventuali rettifiche potranno essere operate solo ai sensi dell'art. 26 DPR 633/72 (ovvero mediante nota di credito o di debito).

Si ricorda che la norma non richiede di riportare sui registri le somme che, anche se incluse nelle fatture, sono riferite ad operazioni escluse (art. 15 DPR 633/72) o non soggette (art. 2 DPR 633/72).

Fatture di importo inferiore a 300,00 Euro

Sia nel caso di fatture di acquisto che di vendita, i documenti emessi nello stesso mese di importo inferiore a 300,00 Euro possono essere annotati cumulativamente attraverso un documento riepilogativo.
Nel caso delle fatture emesse va comunque rispettato l’obbligo di registrazione entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni e l’inclusione nella liquidazione periodica relativa allo stesso.
Le indicazioni da riportare nel documento riepilogativo devono essere le seguenti:

 Fatture di venditaFatture di acquisto 
  • Numero delle fatture cui si riferisce il documento;
  • Ammontare di imponibile ed imposta distinti in base all'aliquota applicata.
  • Numero progressivo attribuito alle singole fatture di riferimento;
  • Ammontare di imponibile ed imposta distinti in base all'aliquota applicata. 

Lo Studio, suggerisce però di registrare singolarmente tutte le fatture di acquisto e vendita, anche se di importo inferiore a 300,00 Euro.